Interne Regelung zum Whistleblowing

PREAMBULE
1. Unser Unternehmen ist seit seiner Gründung seinem Ruf verpflichtet und legt daher Wert auf ehrliches, rechtmäßiges, ethisches und transparentes Verhalten sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber Kunden, Lieferanten und anderen Dritten.
2. Unser Unternehmen duldet kein rechtswidriges Verhalten und ist stets bestrebt, alles zu tun, um die Möglichkeit eines rechtswidrigen Verhaltens seitens seiner Mitarbeiter, der gesetzlichen Organe und anderer Personen auszuschließen.
3. Mit dieser Politik richten wir ein internes Hinweisgebersystem ein, um potenzielle Verstöße zu melden und Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen, und tragen so zur Bildung einer Unternehmenskultur im Unternehmen und zur Entwicklung eines professionellen und ehrlichen Geschäftsbetriebs bei.
4. Unsere Priorität ist es, ein System und ein Unternehmensumfeld zu schaffen, das es ermöglicht, mutmaßliche Straftaten, Fehlverhalten oder andere schädliche Handlungen zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen, und mit der Gewissheit, dass alle Anschuldigungen ordnungsgemäß untersucht werden und im Falle eines Fehlverhaltens angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen werden.
ANFANGSVORSCHRIFTEN
1. Diese interne Regelung ist verbindlich für alle Mitarbeiter von ELEKTRODESIGN ventilátory, spol. s r.o., ID-Nr.: 248 28 122, mit Sitz in Boleslavova 53/15, 140 00 Prag 4 ("unser Unternehmen"), die in einem Arbeits- oder ähnlichen Verhältnis zum Unternehmen stehen, worunter z.B. ein Rechtsverhältnis zu verstehen ist, das auf einem Vertrag über die Arbeitsleistung, einem Vertrag über die Arbeitstätigkeit etc. beruht. Diese interne Regelung gilt für das Funktionieren des internen Hinweisgebersystems, das wir gemäß dem Gesetz Nr. 171/2023 Slg. über den Schutz von Hinweisgebern (das "Gesetz") eingerichtet haben.
2. Der Zweck dieser Verordnung ist in erster Linie,:
  (i) den Whistleblower zu unterstützen und klarzustellen, dass dem Whistleblower durch seine gutgläubige Meldung keinerlei Nachteile entstehen, was vor allem durch die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen dem Whistleblower und der Relevanten Person gewährleistet wird;
  (ii) das bestmögliche, transparenteste und zugänglichste Meldesystem einzurichten, so dass das Personal nicht auf externe Systeme zurückgreifen muss; und
  (iii) die Reaktion auf festgestellte Verstöße zu beschleunigen und frühzeitig Lösungen zu finden.
3. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, schwerwiegendes Fehlverhalten, das sie als vorrangig erkannt haben, nach dem in diesem internen Kodex dargelegten Verfahren zu melden. Dieses Verfahren ist so angelegt, dass die Vertraulichkeit ihrer Identität und ihrer Meldung so weit wie möglich gewahrt bleibt und dass die Auswertung der Meldungen zeitnah erfolgt.
4. Unser Meldesystem ist dagegen nicht dazu gedacht, falsche Anschuldigungen und Verleumdungen zu fördern. Solche Handlungen können arbeits-, zivil-, ordnungswidrigkeiten- und strafrechtlich geahndet werden und werden daher von unserem Unternehmen in keiner Weise unterstützt.
5. Dieser oder jeder andere Artikel dieser internen Regelung berührt nicht das Recht des Mitarbeiters, das externe Whistleblowing-System des Justizministeriums zu nutzen.
DEFINITION DER GRUNDBEDINGUNGEN
1. Für die Zwecke dieser Satzung haben die folgenden Begriffe die folgende Bedeutung:
  (a) "unser Unternehmen" hat die in Artikel 2, Absatz 1 dieser Satzung festgelegte Bedeutung.
  b) "Melder" bezeichnet Mitarbeiter, die im Rahmen eines internen oder externen Systems Informationen übermitteln können, die Gegenstand einer Meldung sein können, oder die bereits eine Meldung gemacht haben.
  c) "Meldung" hat die in Artikel 4, Absatz 1 dieser Satzung festgelegte Bedeutung.
  d) "Mitarbeiter" sind alle Personen, die in unserem Unternehmen beschäftigt sind, unabhängig von ihrer Stellung, die für uns tätig sind (einschließlich Leiharbeitnehmer), sowie Personen, die eine Beschäftigung bei uns anstreben oder deren Arbeitsverhältnis oder ähnliches Rechtsverhältnis mit unserem Unternehmen beendet ist.
  e) "Eine rechtswidrige Handlung" ist eine Handlung, die in unserem Unternehmen begangen wurde oder begangen werden soll und die Merkmale einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit aufweist, für die das Gesetz eine Geldbuße von mindestens 100 vorsieht.
  f) "Verantwortliche Person" ist eine von uns bevollmächtigte natürliche oder juristische Person, die in Bezug auf die Meldung und Aufklärung des relevanten Sachverhalts nicht an Weisungen unseres Unternehmens gebunden ist und die verpflichtet ist, den Inhalt dieser Geschäftsordnung einzuhalten.
  g) "Repression" ist jedes Verhalten im Zusammenhang mit der Arbeit oder einer ähnlichen Tätigkeit des Hinweisgebers, das als Reaktion auf die Meldung erfolgt (und/oder durch diese ausgelöst wurde) und das dem Hinweisgeber und/oder der gemeinschaftlich geschützten Person Schaden zufügen kann (Art. 1 des Gesetzes).
  h) "Gemeinsam geschützte Person" bedeutet eine Person mit einer Verbindung zum Melder, die im Zusammenhang mit einer gutgläubigen Meldung keinen Repressalien ausgesetzt werden kann und die ist:
  - eine Person, die bei der Entdeckung von Informationen, die Gegenstand der Meldung sind, bei der Erstellung der Meldung oder bei der Beurteilung der Angemessenheit der Meldung behilflich war;
  - eine Person, die dem Meldenden nahe steht;
  - eine Person, die vom Meldenden kontrolliert wird; oder
  - eine andere Person, die unter eine der Kategorien nach Abschnitt 4(1)(b) des Gesetzes fällt. 2 des Gesetzes fällt.
  i) "Gesetz" hat die in Artikel II, Absatz 1 dieser Satzung festgelegte Bedeutung.
Grundlegende Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers
1. Die Mitarbeiter haben das Recht, Informationen über mögliche rechtswidrige Handlungen zu melden, die in unserem Unternehmen oder bei einer anderen Person, mit der sie im Zusammenhang mit der Ausübung der Arbeit oder anderer ähnlicher Tätigkeiten für unser Unternehmen in Kontakt waren oder sind, stattgefunden haben oder stattfinden werden und die:
  a) die Merkmale eines Verbrechens aufweisen;
  b) die Merkmale einer Ordnungswidrigkeit aufweisen, für die das Gesetz eine Geldstrafe mit einem Höchstbetrag von mindestens 100.000 CZK vorsieht;
  c) gegen das Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowers) verstößt; oder
  d) gegen andere tschechische oder EU-Rechtsvorschriften im Bereich der:
  - Finanzdienstleistungen, Abschlussprüfung und andere Prüfdienste, Finanzprodukte und Finanzmärkte;
  - Körperschaftssteuer;
  - Verhinderung des Waschens von Erträgen aus Straftaten und der Finanzierung des Terrorismus;
  - Verbraucherschutz;
  - Einhaltung von Produktanforderungen, einschließlich deren Sicherheit;
  - Sicherheit von Transport, Beförderung und Straßenverkehr;
  - Umweltschutz;
  - Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Schutz von Tieren und deren Gesundheit;
  - Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
  - Wettbewerb, öffentliche Versteigerung und öffentliches Auftragswesen;
  - Schutz der inneren Ordnung und Sicherheit, des Lebens und der Gesundheit;
  - Schutz personenbezogener Daten, der Privatsphäre und der Sicherheit elektronischer Kommunikationsnetze und Informationssysteme;
  - Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union; oder
  - Funktionieren des Binnenmarktes, einschließlich des Schutzes des Wettbewerbs und staatlicher Beihilfen nach dem Recht der Europäischen Union.
2. Hat der Mitarbeiter Grund zu der Annahme, dass der Sachverhalt, den er melden möchte, eine Straftat darstellt und/oder unserem Unternehmen oder Dritten schweren Schaden zufügen kann, so ist er unter anderem aus Loyalität gegenüber unserem Unternehmen verpflichtet, diesen Sachverhalt nach dem in dieser Geschäftsordnung festgelegten Verfahren zu melden. Die Verpflichtung nach diesem Absatz gilt nicht, wenn die betreffenden Tatsachen unserem Unternehmen bereits bekannt sind und/oder wenn der Mitarbeiter in einem solchen Fall ein gesetzliches Recht hätte, die Meldung zu verweigern, oder wenn der Mitarbeiter in Bezug auf diese Tatsachen einer gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterliegt.
3. Der Mitarbeiter darf Informationen, die den Inhalt der Meldung darstellen können, nur dann weitergeben (d.h. insbesondere an die Medien übermitteln, in sozialen Medien oder auf einer Website veröffentlichen), wenn:
  a) er die Meldung über das interne Meldesystem und an das Justizministerium oder nur an das Justizministerium übermittelt hat, es sei denn, dass gleichzeitig innerhalb der im Gesetz festgelegten Fristen geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, insbesondere wenn die zuständige Person die Angemessenheit der Meldung nicht gemäß § 12 Abs. 3 des Gesetzes beurteilt hat, unser Unternehmen keine anderen geeigneten Maßnahmen zur Verhinderung oder Beseitigung des rechtswidrigen Zustands gemäß § 12 Abs. 3 des Gesetzes ergriffen hat. 5 des Gesetzes ergriffen hat, oder ein öffentlicher Bediensteter gemäß § 13 des Gesetzes es versäumt hat, die Meldung gemäß § 17 Abs. 5 des Gesetzes zu beurteilen. 1 des Gesetzes;
  (b) einen hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass der in der Mitteilung behauptete Verstoß zu einer unmittelbaren oder offensichtlichen Bedrohung der häuslichen Ordnung oder Sicherheit, des Lebens oder der Gesundheit, der Umwelt oder eines anderen öffentlichen Interesses führen oder einen nicht wieder gutzumachenden Schaden verursachen kann; oder
  (c) einen hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass angesichts der Umstände des Falles ein erhöhtes Risiko besteht, dass er oder eine gemeinhin geschützte Person Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt wird oder dass das Verfahren nach Titel III beeinträchtigt wird, wenn die Mitteilung beim Justizministerium eingereicht wird. Act (der die Befugnisse des Justizministeriums regelt).
4. Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Mitteilung ist die zuständige Person befugt:
  (a) einen Nachweis über die Identität des Arbeitnehmers oder einer anderen an der Untersuchung beteiligten Person zu verlangen, z.B.
  b) die Offenlegung von Informationen und die Vorlage oder Offenlegung von Dokumenten, audiovisuellen und digitalen Aufzeichnungen und anderen Gegenständen zu verlangen, die für die Meldung relevant sein können;
  c) elektronische Bilder, Auszüge, Kopien oder Abschriften der vorgelegten oder offengelegten Dokumente anzufertigen;
  d) Kopien von erstellten oder zur Verfügung gestellten audiovisuellen und digitalen Aufzeichnungen anzufertigen;
  e) mit Zustimmung des Beamten oder einer anderen an der Untersuchung beteiligten Person eine Audio- oder visuelle Aufzeichnung ihrer mündlichen
  Rede anzufertigen;
  f) alle Räumlichkeiten zu betreten, in denen Tatsachen festgestellt und/oder Materialien beschafft werden können, die für die Meldung von Bedeutung sein können.
5. Im Verlauf der Untersuchung ist die zuständige Person ferner berechtigt, von dem
  Beschäftigten oder einer anderen an der Untersuchung beteiligten Person eine mündliche Erklärung zu verlangen, die diese ablehnen kann. Die zuständige Person hat über den Verlauf und den Inhalt der Erklärung ein Protokoll zu führen oder eine Ton- oder Bildaufzeichnung zu machen. Dies gilt unbeschadet der Vertraulichkeitspflicht nach dem Gesetz und dieser Geschäftsordnung.
6. Die zuständige Person ist ferner berechtigt, das Personal aufzufordern, innerhalb einer angemessenen Frist eine fachliche Stellungnahme zu Sachfragen im Zusammenhang mit der Meldung abzugeben. Dies gilt unbeschadet der Vertraulichkeitspflicht nach dem Gesetz und diesen Internen Vorschriften.
Grundlegende Verfahrensregeln
1. Die Meldung kann schriftlich, mündlich oder beides erfolgen. Der Anmelder sollte der Anzeige eine möglichst vollständige Beschreibung des festgestellten Sachverhalts und (falls vorhanden) einschlägige Unterlagen beifügen. Die explizite Nennung der Risiken, die sich aus den offengelegten Tatsachen ergeben, erhöht in der Regel den Wert der Information für das Unternehmen. Enthält die Meldung nicht alle erforderlichen Informationen oder Daten, kann die zuständige Person den Anmelder auffordern, sie zu vervollständigen.
2. Eine mündliche Meldung kann in Form einer Sprachaufzeichnung erfolgen, die der Melder auf die webbasierte Meldeschnittstelle hochlädt. Eine Abschrift der mündlichen Meldung ist anzufertigen, sofern der Melder damit einverstanden ist. Die zuständige Person muss dem Anmelder die Möglichkeit geben, sich zu der Abschrift zu äußern, und diese Äußerungen sind der Abschrift beizufügen. Stimmt der Anmelder der Niederschrift nicht zu, darf die zuständige Person sie nicht anfertigen. In diesem Fall ist eine Niederschrift anzufertigen, die den Inhalt der mündlichen Notifizierung getreu wiedergibt. Die zuständige Person gibt dem Anmelder Gelegenheit, sich zu der Aufzeichnung zu äußern; diese Äußerungen sind der Aufzeichnung beizufügen. Ein ähnliches Verfahren ist anzuwenden, wenn es technisch nicht möglich ist, eine Tonaufzeichnung der mündlichen Anmeldung zu erstellen.
3. Auf Antrag des Anmelders kann die Anmeldung auch in einer physischen Sitzung erfolgen, die dem Anmelder innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Antragstellung zur Verfügung gestellt wird. Für die Dokumentation des Treffens gelten die Bestimmungen des vorstehenden Absatzes.
4. Ein Hinweisgeber, der eine schriftliche Meldung abgibt, kann dies tun, indem er:
  (a) den Brief über einen Postdienstleister an die Adresse zur Zustellung zu Händen der zuständigen Person abgibt, vorausgesetzt, dass diese Post mit dem Vermerk "Vertraulich, nur zu Händen der zuständigen Person" oder einer ähnlichen Formulierung ("Nicht öffnen, Whistleblowing", etc.) - andere Mitarbeiter sind in keinem Fall berechtigt, einen so gekennzeichneten Umschlag zu öffnen, und verpflichtet, ihn direkt an die zuständige Person zu übergeben;
  b) über elektronische Kommunikation, innerhalb der Schnittstelle HIER.
5. Das Verfahren zur Bearbeitung einer Meldung ist wie folgt: (i) Die zuständige Person nimmt die Meldung entgegen und veranlasst ihre vorläufige Prüfung. (ii) Ist die Meldung unzulässig, d.h. fällt sie nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes, vereinbaren die zuständige Person und ein Vertreter unseres Unternehmens, die Meldung an eine andere befugte Person weiterzuleiten. Die zuständige Person informiert den Anmelder über diese Tatsache (sofern eine Kommunikation mit dem Anmelder möglich ist). (iii) Ist die Anmeldung zulässig, stellt die zuständige Person in Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen sicher, dass die Angemessenheit der Anmeldung geprüft wird. (v) Die zuständige Person registriert die Anmeldung und die damit verbundenen Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz und übermittelt dem Anmelder innerhalb der gesetzlichen Fristen die erforderlichen Mitteilungen (sofern eine Kommunikation mit dem Anmelder möglich ist).
6. Die zuständige Person leitet unmittelbar nach Eingang der Meldung ein Verfahren zur Klärung des Sachverhalts ein, der Gegenstand der Meldung ist. Im Rahmen dieses Prozesses kann die zuständige Person zusätzliche Fragen an den Anmelder stellen (wenn der Anmelder der zuständigen Person die Möglichkeit gegeben hat, mit dem Anmelder Kontakt aufzunehmen). Der Anmelder verpflichtet sich, solche Fragen der zuständigen Person zu beantworten und auf Wunsch weitere Unterstützung zu leisten.
7. Die Zuständige Person muss die Identität des Notifizierenden vertraulich behandeln, es sei denn, der Notifizierende stimmt der Offenlegung seiner Identität ausdrücklich zu. Die Verpflichtung der zuständigen Person, die Identität des Hinweisgebers nicht offenzulegen, gilt nur dann nicht, wenn die zuständige Person gesetzlich verpflichtet ist, die Identität des Hinweisgebers offenzulegen.
8. Die zuständige Person bestätigt dem Hinweisgeber den Erhalt der Meldung innerhalb von sieben (7) Tagen nach Erhalt. Diese Bestätigung kann auch in Form einer automatischen Nachricht erfolgen. Die Verpflichtung der zuständigen Person nach diesem Absatz wird nicht ausgelöst, wenn: (i) die Identität des Anmelders der zuständigen Person nicht bekannt ist; und/oder (ii) wenn klar ist, dass ein solches Vorgehen die Identität des Anmelders aufdecken würde; und/oder (iii) wenn der Anmelder dies verlangt hat.
9. Die zuständige Person hat den Sachverhalt der Meldung unverzüglich zu untersuchen und die erforderlichen Folgeuntersuchungen einzuleiten. Insbesondere prüft sie im Rahmen der Untersuchung den Wahrheitsgehalt und die Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Vorwürfe und schlägt unserem Unternehmen gegebenenfalls vor, Maßnahmen gegen den gemeldeten Mangel zu ergreifen oder das Verfahren anderweitig einzustellen. Die verantwortliche Person kann auch eine interne Untersuchung in Auftrag geben, die er/sie weiterhin überwacht oder koordiniert. Die Untersuchung ist unter größtmöglicher Vertraulichkeit mit dem kleinstmöglichen Personenkreis durchzuführen (insbesondere mit solchen Personen, die in dem von der Meldung betroffenen Bereich tätig sind und/oder von denen erwartet werden kann, dass sie zur Klärung des relevanten Sachverhalts beitragen). Maßnahmen im Sinne dieses Absatzes können beispielsweise darin bestehen, der rechtswidrig handelnden Person Weisungen zu erteilen, ihr den Zugang zu unseren Einrichtungen oder Räumlichkeiten zu verwehren, den Auftrag oder die Aufgaben dieser Person zu ändern oder die Zusammenarbeit mit dieser Person (vorübergehend) einzustellen, sofern dies möglich ist. Die zuständige Person darf keine Maßnahmen vorschlagen, die die Identität des Hinweisgebers oder der gemeinhin geschützten Person preisgeben oder den Zweck des Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahrens oder des eine Straftat darstellenden Verhaltens vereiteln oder gefährden könnten.
10. Kommt die zuständige Person zu dem Schluss, dass eine rechtswidrige Handlung vorliegt, benachrichtigt sie die Mitglieder des satzungsgemäßen Organs unserer Gesellschaft, mit Ausnahme derjenigen Mitglieder, die von der rechtswidrigen Handlung unmittelbar betroffen sind, oder, wenn die rechtswidrige Handlung alle Mitglieder des satzungsgemäßen Organs der Gesellschaft betrifft, benachrichtigt die zuständige Person die Mitglieder des Kontrollorgans. In dieser Mitteilung gibt die zuständige Person auch die vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen an, es sei denn, diese Maßnahmen könnten zur Offenlegung der Identität des Hinweisgebers oder der gemeinhin geschützten Person führen oder den Zweck des Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahrens oder des Verhaltens, das die Ordnungswidrigkeit darstellt, vereiteln oder gefährden; in diesem Fall schlägt die zuständige Person Abhilfemaßnahmen vor, sobald diese Umstände ihrer Annahme nicht entgegenstehen.
11. Zur Untersuchung der Meldung:
  a) haben die Beauftragten der zuständigen Person Kooperation zu gewähren und auf deren Ersuchen innerhalb einer von der zuständigen Person festgelegten angemessenen Frist zu antworten;
  b) ist die zuständige Person berechtigt, die für die Beurteilung erforderlichen Unterlagen anzufordern;
  c) ist die zuständige Person berechtigt, Erklärungen zu verlangen und unsere Büros und sonstigen Räumlichkeiten zu betreten.
  Dieser Absatz gilt auch, wenn im Zuge der Durchführung eine Verletzung der Vertraulichkeitsverpflichtung, die durch den Vertrag, das Gesetz Nr. 280/2009 Slg, Abgabenordnung in der jeweils geltenden Fassung, oder anderer Rechtsvorschriften über die Ausführung von Arbeiten.
12. Die zuständige Person kann der Meldung auf eine der folgenden Arten nachgehen:
  a) wenn sie feststellt, dass es vernünftig ist, unserem Unternehmen Maßnahmen vorschlagen, um den festgestellten Verstoß zu verhindern oder zu korrigieren;
  b) wenn sie feststellt, dass es unangemessen ist, dem Anmelder unverzüglich schriftlich mitteilen, dass sie auf der Grundlage der in der Anmeldung dargelegten Tatsachen und aller ihr bekannten Umstände nicht vermutet, dass ein Verstoß begangen wurde oder dass die Anmeldung auf falschen Informationen beruht, und den Anmelder auf sein Recht hinweisen, eine Anmeldung bei einer Behörde einzureichen; oder
  c) wenn sie feststellt, dass die Meldung keine Meldung nach dem Gesetz ist (z.B. (c) wenn sich die Meldung nicht auf einen Verstoß im Sinne von Artikel IV Absatz 1 dieser Geschäftsordnung bezieht), so teilt sie dies dem Melder unverzüglich mit.
13. Wenn der Notifizierende das Notifizierungssystem mit Pöbeleien oder prima facie unbegründeten Mitteilungen überhäuft, können solche Mitteilungen auf der Grundlage behandelt werden, dass sie keine Notifizierung im Sinne dieser internen Verordnung oder des Gesetzes darstellen. Wenn die Beantwortung solcher Mitteilungen das ordnungsgemäße Funktionieren des Meldesystems gefährden würde und/oder wenn solche Mitteilungen einen eindeutigen Rechtsmissbrauch darstellen, kann die zuständige Person sie vollständig ignorieren. In einem solchen Fall gilt nur die Dokumentationspflicht nach Artikel X dieser Geschäftsordnung.
14. Der Whistleblower hat das Recht, über das Ergebnis der Untersuchung seiner Meldung und über alle aufgrund der Meldung getroffenen Maßnahmen informiert zu werden. Dies gilt nicht, wenn die Meldung anonym erfolgt ist. Die Informationen im Sinne dieses Absatzes sind dem Anzeigenden spätestens dreißig (30) Tage nach Eingang der Meldung zu übermitteln. Diese Frist kann in sachlich oder rechtlich komplexen Fällen um bis zu weitere dreißig (30) Tage verlängert werden, jedoch nicht mehr als zweimal. Die zuständige Person unterrichtet den Anmelder vor Ablauf der Frist über die Verlängerung der Frist und die Gründe für die Verlängerung, es sei denn:
  a) der Anmelder ersucht die zuständige Person ausdrücklich, ihn nicht zu benachrichtigen;
  b) der Anmelder hat der zuständigen Person seine Kontaktdaten nicht mitgeteilt; oder
  c) es ist klar, dass eine solche Benachrichtigung die Identität des Anmelders offenlegen würde.
  Das Recht des Anmelders auf Information gilt auch dann, wenn das endgültige Ergebnis der Untersuchung nach Ablauf der oben genannten Frist noch nicht vorliegt. In diesem Fall muss die Information einen Hinweis auf den aktuellen Stand der Untersuchung enthalten.
15. Geht die Meldung bei einer anderen Person als der zuständigen Person ein, so hat diese andere Person die Meldung unverzüglich an die zuständige Person zur Bearbeitung in einer Weise weiterzuleiten, die sicherstellt, dass die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldung und die Identität des Meldenden gewahrt bleibt. Gleichzeitig müssen alle Informationen, die sich auf eine solche Meldung beziehen, aus dem von der anderen Person geführten Dokumentenregister gelöscht werden, sofern dies möglich ist.
Schutz der beschuldigten Personen
1. Personen, denen in der Bekanntmachung ein Fehlverhalten vorgeworfen wird, werden unverzüglich über die Vorwürfe informiert und zur Stellungnahme aufgefordert, es sei denn, dies würde die Aufklärung der Bekanntmachung erheblich beeinträchtigen oder gefährden; in diesem Fall werden die Beschuldigten unverzüglich informiert, sobald die Gefahr vorüber ist. Die Benachrichtigung der Beschuldigten darf keine Angaben enthalten, die es ermöglichen, die Identität des Anzeigenden aufzudecken.
2. Stellt die zuständige Person fest, dass die meldende Person eine falsche Meldung über das Fehlverhalten der beschuldigten Person gemacht hat, ohne hinreichende Gründe für die Annahme zu haben, dass die Meldung auf wahren Informationen beruht, so informiert die zuständige Person die beschuldigte Person über diese Tatsache.
ANONYMOUS NOTICE
1. Es ist wünschenswert, dass die Anzeigenden zum Zeitpunkt der Anzeige Informationen zur Verfügung stellen, die es ermöglichen, dass sie zur Klärung der relevanten Fakten weiter kontaktiert werden können. Die Bereitstellung solcher Informationen erhöht auch die Glaubwürdigkeit der Anmeldung. Wenn die Anmelder solche Angaben jedoch nicht machen wollen, insbesondere aus Sorge vor Repressalien, können sie eine Anmeldung auch anonym einreichen.
Schutz des Anmelders und dritter Personen, die in der Anmeldung geändert wurden
1. Die Vertraulichkeit der Identität des Anmelders und der in der Meldung genannten Dritten muss während des Meldeverfahrens und der Nachbereitung gewahrt bleiben.
2. Unser Unternehmen stellt sicher, dass Unbefugte, d.h. alle juristischen und natürlichen Personen, die nicht für die Entgegennahme der Meldung und die Durchführung von Folgemaßnahmen zuständig und nicht am Ermittlungsverfahren beteiligt sind, keinen Zugang zu den in der Meldung enthaltenen Informationen haben. Dies gilt insbesondere für alle Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf die Identität des Anmelders geschlossen werden kann.
3. Die Vertraulichkeit der Identität des Anmelders wird insbesondere geschützt durch:
  a) alle Kommunikationskanäle gesichert betrieben werden und nur nach Eingabe eines Passwortes (über die Eingabe von Computer-Anmeldedaten hinaus) von der zuständigen Person betreten werden können;
  b) die Telefonleitung zur zuständigen Person direkt ist und nicht von einer anderen Person geschaltet werden kann;
  c) die Mitarbeiter durch diese Richtlinie ausdrücklich angewiesen werden, keine Pakete zu öffnen, die mit "Vertraulich, nur für die Hände der zuständigen Person" oder einer ähnlichen Formulierung gekennzeichnet sind, und dass sie verpflichtet sind, solche Pakete direkt an die zuständige Person weiterzuleiten;
  d) nur die zuständige Person hat Zugang zu den Aufzeichnungen der Daten über die eingegangenen Mitteilungen, die mit den Mitteilungen zusammenhängenden Dokumente und die gespeicherten Mitteilungen, und diese Daten sind sicher und getrennt von anderen Daten unseres Unternehmens aufzubewahren;
  e) die zuständige Person ist zur Vertraulichkeit der Tatsachen, von denen sie im Laufe ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt hat, verpflichtet, auch nach Beendigung dieser Tätigkeit, und sie ist zu belehren, und ein Protokoll über diese Belehrung ist zu unterzeichnen. beziehungsweise. Bei der Auswahl der sachkundigen Person hat unser Unternehmen darauf zu achten, dass die sachkundige Person nicht nur die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausübung dieser Tätigkeit erfüllt, sondern auch über ausreichende Fachkenntnisse und sittliche Reife verfügt und die Gewähr für eine unparteiische Wahrnehmung ihrer Aufgaben bietet;
  g) Auskünfte über die Identität des Anmelders und der gemeinsam geschützten Personen dürfen nur mit deren schriftlicher Zustimmung erteilt werden, es sei denn, die zuständige Person ist aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften verpflichtet, diese Auskünfte an die zuständigen Behörden zu erteilen (in diesem Fall hat sie den Anmelder vorab davon in Kenntnis zu setzen und ihm die Gründe mitzuteilen, aus denen sie zur Erteilung der Identitätsauskunft verpflichtet ist, und ihm Gelegenheit zu geben, sich zur Erteilung der Auskünfte zu äußern).
4. Ein Arbeitnehmer, der eine konforme Meldung macht, darf nicht mit Repressalien oder der Androhung von Repressalien konfrontiert werden. Auf das Recht auf Schutz vor Repressalien kann nicht verzichtet werden. Dieses Recht auf Schutz gilt auch für gemeinhin geschützte Personen.
5. Ein Mitarbeiter, der Maßnahmen ergreift, die zu einer ungerechtfertigten Repression eines Hinweisgebers führen, verstößt gegen diese Geschäftsordnung und muss die Maßnahmen dulden, die unser Unternehmen aufgrund des betreffenden Verstoßes gegen ihn ergreift.
6. Jede Person, die Zugang zu geschützten Informationen oder personenbezogenen Daten erhält, hat Vertraulichkeit zu wahren.
Bekanntgabe der betroffenen Person
1. Der Hintergrund, die Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Eigenschaften einer sachkundigen Person dürfen keinen Anlass zu Zweifeln daran geben, dass sie ihre Tätigkeit ordnungsgemäß und unparteiisch ausübt.
2. Die sachkundige Person darf nicht in einer Weise belehrt oder anderweitig beeinflusst werden, die die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben beeinträchtigt oder gefährdet. Der vorstehende Satz berührt nicht die Möglichkeit der Kontrolle der ordnungsgemäßen Ausübung der Tätigkeiten der zuständigen Person durch einen vorgesetzten leitenden Angestellten, vorbehaltlich des Erfordernisses der Unparteilichkeit und der Vertraulichkeit von Informationen im Zusammenhang mit der Meldung nach dieser Geschäftsordnung und nach dem Gesetz.
3. Die zuständige Person hat die Meldung unverzüglich an eine andere zuständige Person zur Bearbeitung weiterzuleiten, wenn ihre Unparteilichkeit aufgrund ihrer Beziehung zum Meldenden, zur beschuldigten Person oder zu den in der Meldung enthaltenen Informationen begründete Zweifel aufkommen lässt. Kann die Meldung nicht an eine andere zuständige Person zur Bearbeitung weitergeleitet werden, so unterrichtet die zuständige Person den Anmelder und weist ihn auf sein Recht hin, die Meldung über das externe Meldesystem in der Zuständigkeit des Justizministeriums einzureichen.
AUFBEWAHRUNG UND AUFBEWAHRUNG VON MELDUNGEN
1. Die zuständige Person führt eine elektronische Aufzeichnung der Daten über eingegangene Meldungen in folgendem Umfang:
  a) Datum des Eingangs der Meldung;
  b) gegebenenfalls Name, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Kontaktadresse des Meldenden oder andere Daten, aus denen auf die Identität des Meldenden geschlossen werden kann, sofern diese Daten der zuständigen Person bekannt sind;
  c) Zusammenfassung des Inhalts der Meldung und gegebenenfalls Identifizierung der Person, gegen die die Meldung gerichtet war. die Identität der Person, auf die sich die Meldung im Übrigen bezieht, wenn die zuständige Person deren Identität kennt; und
  d) das Datum des Abschlusses der Beurteilung der Angemessenheit der Meldung und deren Ergebnis (einschließlich etwaiger vorgeschlagener und ergriffener Vorbeugungs- oder Abhilfemaßnahmen).
2. Die zuständige Person bewahrt die Meldung und die mit der Meldung zusammenhängenden Unterlagen für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Erhalt der Meldung auf.
3. Der Zweck der Aufzeichnung und Speicherung von Informationen über eingereichte Meldungen besteht darin, eine Kontrolle durch die internen Kontrollsysteme unseres Unternehmens sowie durch die Kontrollsysteme der Behörden zu ermöglichen. Nur die zuständige Person hat Zugang zu den in Absatz 1 genannten Aufzeichnungen.
DATENSICHERHEIT UND -SCHUTZ
1. Unser Unternehmen stellt sicher, dass die einschlägigen Datenschutzvorschriften im Rahmen des Verfahrens nach dieser Geschäftsordnung eingehalten werden. Die Kontakt- und sonstigen Daten des Anmelders sind ausschließlich für die Abgabe der Meldung und deren Überprüfung bestimmt und werden nicht für andere (z.B. geschäftliche) Zwecke verwendet.
2. Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Verfahrens nach dieser internen Verordnung erhoben werden, werden gelöscht, sobald die Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung nicht mehr besteht.
3. Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit der Bekanntmachung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c, e oder f der Allgemeinen Datenschutzverordnung ("GDPR") verarbeitet. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO können im Zusammenhang mit der Bekanntmachung auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe e, f oder g der DSGVO verarbeitet werden.
4. Die Informationspflicht nach den Artikeln 13 und 14 DSGVO wird unter Wahrung der Vertraulichkeit nach dieser Geschäftsordnung erfüllt. Die Ausübung des Rechts auf Auskunft über personenbezogene Daten nach Artikel 15 DSGVO kann der betroffenen Person nur gemäß Artikel 23 DSGVO gewährt werden, sofern die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden und anderer in der Meldung genannter Personen gewahrt wird.
5. Ein Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Meldung wird vom Datenschutzbeauftragten an die zuständige Person zur Bearbeitung weitergeleitet. Stellt die zuständige Person fest, dass keine Daten im Zusammenhang mit der Meldung gespeichert sind oder dass eine Ausnahme von der Auskunftspflicht gilt, wird der Antrag unverzüglich zurückgestellt.
6. Die Verpflichtung zur Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Sicherheitsvorfall) an eine betroffene Person unter Wahrung der Vertraulichkeit nach dieser Verordnung gilt auch für die zuständige Person.
7. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Meldung unterliegt nicht der Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Weitere Einzelheiten zum Datenschutz finden Sie unter HIER.
8. Alle zum Zugriff auf das Meldesystem berechtigten Personen arbeiten in Bezug auf ihre Aufgaben im Zusammenhang mit dem Meldesystem selbstständig und sind daher nicht an unsere Weisungen gebunden. Diese Personen werden in der Bedienung des Systems und in den Regeln für dessen Nutzung geschult.
VERTRAGSBESTIMMUNGEN
1. Unser Unternehmen stellt sicher, dass die betreffende Person ordnungsgemäß über die ihr durch das Gesetz und diese Geschäftsordnung auferlegten Rechte und Pflichten unterrichtet wird.
2. Unser Unternehmen veröffentlicht auf seiner Website Informationen:
  a) über die Methoden der Benachrichtigung durch das interne Benachrichtigungssystem und das Justizministerium;
  b) die Identifikation der Betroffenen Person, ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse und/oder eine andere Zustellungsadresse; und
  c) dass es den Erhalt von Benachrichtigungen von Personen, die keine Arbeit oder andere ähnliche Tätigkeiten für das Unternehmen ausführen, nicht gemäß Abschnitt 2(3)(a), (b), (h) oder (i) des Gesetzes ausschließt.
3. Diese Satzung tritt am 15. Dezember 2023 in Kraft und wird auf unbestimmte Zeit erlassen. Unsere Gesellschaft kann diese Satzung durch Herausgabe einer neuen vollständigen Fassung ändern, die mindestens eine (1) Woche vor dem Inkrafttreten der jeweiligen Änderungen bekannt gegeben wird.
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Satzung z.B. durch neue Gesetzgebung oder Rechtsprechung ungültig oder unwirksam werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

In Brandýs nad Labem - Staré Boleslav am 12. Dezember 2023

Ing. Petr Koutník, Ph.D.

Agent

Interne Regelung zum Whistleblowing

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