Vnútorný predpis o oznamovaní nekalých praktík

PREAMBULE
1. Od svojho vzniku naša spoločnosť dbá na svoju dobrú povesť, a preto kladie dôraz na čestné, zákonné, etické a transparentné správanie tak vo vnútri spoločnosti, ako aj vo vzťahu k zákazníkom, dodávateľom a iným tretím stranám.
2. Naša spoločnosť netoleruje nezákonné konanie a vždy sa snaží urobiť všetko pre to, aby eliminovala možnosť nezákonného konania zo strany svojich zamestnancov, štatutárnych orgánov a iných osôb.
3. Touto politikou vytvárame interný systém oznamovania možných porušení a ochrany oznamovateľov pred odvetnými opatreniami, čím prispievame k formovaniu firemnej kultúry v spoločnosti a k rozvoju profesionálneho a čestného podnikania.
4. Našou prioritou je vytvoriť systém a firemné prostredie, ktoré umožní nahlasovanie podozrení z trestných činov, pochybení alebo iných škodlivých konaní bez strachu z odplaty a s istotou, že všetky podozrenia budú riadne prešetrené a v prípade pochybení budú prijaté primerané nápravné opatrenia.
ZÁKLADNÉ USTANOVENIA
1. Tento vnútorný predpis je záväzný pre všetkých zamestnancov spoločnosti ELEKTRODESIGN ventilátory, spol. s r.o., IČO: 248 28 122, so sídlom Boleslavova 53/15, 140 00 Praha 4 (ďalej len "naša spoločnosť"), ktorí sú so spoločnosťou v pracovnom alebo obdobnom pomere, ktorým sa rozumie napr. právny vzťah založený dohodou o vykonaní práce, dohodou o pracovnej činnosti a pod. Tento vnútorný predpis sa vzťahuje na fungovanie interného systému oznamovania nekalých praktík, ktorý sme zriadili v súlade so zákonom č. 171/2023 Z. z. o ochrane oznamovateľov nekalých praktík (ďalej len "zákon").
2. Účelom tohto nariadenia je predovšetkým:
  (i) podporiť oznamovateľa a jasne stanoviť, že oznamovateľ nebude v dôsledku oznámení podaných v dobrej viere nijako znevýhodnený, čo je zabezpečené predovšetkým dôverným charakterom komunikácie medzi oznamovateľom a príslušnou osobou;
  (ii) zaviesť čo najlepší, najtransparentnejší a najdostupnejší systém Oznamovania, aby Oznamovatelia nemuseli odkazovať na žiadne externé systémy; a
  (iii) urýchliť reakciu na zistené porušenia a nájsť riešenia v počiatočnom štádiu.
3. Podporujeme našich Pracovníkov, aby závažné porušenia, ktoré identifikovali ako prioritné, nahlasovali pomocou postupu uvedeného v tomto Internom kódexe. Tento postup je nastavený tak, aby v maximálnej možnej miere chránil dôvernosť ich identity a ich Oznámenia a aby zabezpečil, že vyhodnotenie Oznámení prebehne včas.
4. Naopak, cieľom nášho systému oznamovania nie je podporovať falošné obvinenia a ohováranie. Takéto konanie môže byť sankcionované pracovným, občianskym, priestupkovým a trestným právom, a preto ho naša spoločnosť nijako nepodporuje.
5. Týmto ani žiadnym iným článkom tohto interného predpisu nie je dotknuté právo Zamestnanca využiť externý systém oznamovania, ktorý prevádzkuje Ministerstvo spravodlivosti.
VYMEDZENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV
1. Na účely tohto vnútorného predpisu majú nasledujúce pojmy nasledujúci význam:
  (a) "naša spoločnosť" má význam uvedený v článku 2 ods. 1 tohto vnútorného predpisu.
  b) "Oznamovateľ" znamená Zamestnancov, ktorí môžu podať informácie, ktoré môžu byť predmetom Oznámenia v rámci interného alebo externého systému, alebo ktorí už podali Oznámenie.
  c) "Oznamovateľ" má význam uvedený v článku 4 ods. 1 tohto vnútorného predpisu.
  d) "Zamestnanci" znamenajú všetky osoby zamestnané v našej spoločnosti bez ohľadu na ich pozíciu, ktoré pre nás pracujú (vrátane agentúrnych zamestnancov), ako aj osoby, ktoré sa u nás uchádzajú o zamestnanie alebo ktorých pracovný alebo obdobný právny vzťah s našou spoločnosťou sa skončil.
  e) "Právny úkon" znamená úkon, ktorý sa stal alebo sa má stať v našej spoločnosti a ktorý má znaky trestného činu alebo priestupku, za ktorý zákon ustanovuje pokutu najmenej 100.
  f) "Zodpovedná osoba" znamená nami poverenú fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá nie je viazaná pokynmi našej spoločnosti v súvislosti s Oznamovaním a objasňovaním príslušných skutočností a ktorá je povinná dodržiavať obsah tohto vnútorného predpisu.
  g) "Represia" znamená akékoľvek konanie v súvislosti s pracovnou alebo inou obdobnou činnosťou Oznamovateľa, ktoré je reakciou na Oznámenie (a/alebo bolo ním vyvolané) a ktoré môže spôsobiť Oznamovateľovi a/alebo Spoločne chránenej osobe ujmu (čl. 1 zákona).
  h) "Obvykle chránená osoba" znamená osobu s väzbou na Oznamovateľa, ktorá nemôže byť vystavená represii v súvislosti s Oznámením podaným v dobrej viere a ktorá je
  - osoba, ktorá poskytla pomoc pri zisťovaní informácií, ktoré sú predmetom Oznámenia, pri podávaní Oznámenia alebo pri posudzovaní dôvodnosti Oznámenia;
  - osoba blízka Oznamovateľovi;
  - osoba ovládaná Oznamovateľom alebo
  - iná osoba, ktorá patrí do niektorej z kategórií podľa § 4 ods. 1 písm. b) Zákona. 2 Zákona.
  i) "Zákon" má význam uvedený v článku II ods. 1 tohto vnútorného predpisu.

Základné práva a povinnosti zamestnancov
1. Zamestnanci majú právo oznámiť informácie o možných Nezákonných činoch, ktoré sa stali alebo sa majú stať v našej spoločnosti alebo u inej osoby, s ktorou boli alebo sú v kontakte v súvislosti s výkonom práce alebo inej obdobnej činnosti pre našu spoločnosť, a ktoré:
  a) majú znaky trestného činu;
  b) majú znaky priestupku, za ktorý zákon ustanovuje pokutu s hornou hranicou najmenej 100.000 Kč;
  c) porušuje zákon o whistlebloweroch (ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti) alebo
  d) porušuje iné právne predpisy Českej republiky alebo EÚ v oblasti:
  - finančných služieb, štatutárneho auditu a iných overovacích služieb, finančných produktov a finančného trhu;
  - dane z príjmov právnických osôb;
  - predchádzania legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu;
  - ochrany spotrebiteľa;
  - dodržiavania požiadaviek na výrobky vrátane ich bezpečnosti;
  - bezpečnosti dopravy, prepravy a premávky na pozemných komunikáciách;
  - ochrany životného prostredia;
  - bezpečnosti potravín a krmív a ochrany zvierat a ich zdravia;
  - radiačnej ochrany a jadrovej bezpečnosti;
  - hospodárskej súťaže, verejných dražieb a verejného obstarávania;
  - ochrany vnútorného poriadku a bezpečnosti, života a zdravia;
  - ochrany osobných údajov, súkromia a bezpečnosti elektronických komunikačných sietí a informačných systémov;
  - ochrany finančných záujmov Európskej únie; alebo
  - fungovania vnútorného trhu vrátane ochrany hospodárskej súťaže a štátnej pomoci podľa práva Európskej únie.
2. Ak má Zamestnanec dôvod domnievať sa, že skutočnosti, ktoré chce oznámiť, predstavujú trestný čin a/alebo môžu spôsobiť vážnu škodu našej Spoločnosti alebo tretím osobám, je okrem iného povinný oznámiť tieto skutočnosti v súlade s postupom stanoveným v tomto internom predpise, a to z lojality voči našej Spoločnosti. Povinnosť podľa tohto odseku sa neuplatňuje, ak sú predmetné skutočnosti našej spoločnosti už známe a/alebo ak by mal zamestnanec v takomto prípade zákonné právo odmietnuť podať oznámenie, alebo ak by mal zamestnanec v súvislosti s takýmito skutočnosťami zákonnú povinnosť mlčanlivosti.
3. Zamestnanec môže zverejniť informácie, ktoré môžu tvoriť obsah Oznámenia (t. j. najmä ich odovzdať médiám, zverejniť na sociálnych sieťach alebo na webovom sídle), len ak:
  a) podal Oznámenie prostredníctvom interného systému oznamovania a Ministerstvu spravodlivosti SR alebo len Ministerstvu spravodlivosti SR, ak súčasne neboli prijaté príslušné opatrenia v lehotách stanovených Zákonom, najmä ak Príslušná osoba neposúdila opodstatnenosť Oznámenia podľa § 12 ods. 3 Zákona, naša spoločnosť neprijala iné vhodné opatrenia na predchádzanie alebo nápravu protiprávneho stavu podľa § 12 ods. 3 Zákona. 5 zákona, alebo verejný funkcionár podľa § 13 zákona neposúdil Oznámenie podľa § 17 ods. 5 zákona. 1 Zákona;
  (b) má opodstatnený dôvod domnievať sa, že porušenie uvedené v Oznámení môže mať za následok bezprostredné alebo zjavné ohrozenie vnútorného poriadku alebo bezpečnosti, života alebo zdravia, životného prostredia alebo iného verejného záujmu, alebo spôsobiť nenapraviteľnú škodu, alebo
  (c) má opodstatnený dôvod domnievať sa, že v prípade podania Oznámenia na Ministerstvo spravodlivosti existuje vzhľadom na okolnosti prípadu zvýšené riziko, že on alebo spoločne chránená osoba bude vystavená odvetným opatreniam alebo že bude ohrozený proces podľa hlavy III. Zákona (ktorým sa riadi právomoc ministerstva spravodlivosti).
4. Pri posudzovaní primeranosti oznámenia je Príslušná osoba oprávnená:
  (a) požadovať dôkaz o totožnosti Pracovníka alebo inej osoby zapojenej do vyšetrovania, napr.
  b) požadovať poskytnutie informácií a predloženie alebo sprístupnenie dokumentov, audiovizuálnych a digitálnych záznamov a iných predmetov, ktoré môžu byť relevantné pre Oznámenie;
  c) vyhotoviť elektronické obrazy, výpisy, kópie alebo odpisy predložených alebo sprístupnených dokumentov;
  d) vyhotovovať kópie predložených alebo sprístupnených audiovizuálnych a digitálnych záznamov;
  e) vyhotovovať so súhlasom zamestnanca alebo inej osoby zúčastnenej na prešetrovaní zvukový alebo obrazový záznam ich ústneho
  prejavu;
  f) vstupovať do všetkých priestorov, v ktorých možno zisťovať skutočnosti a/alebo získavať materiály, ktoré môžu mať význam pre Oznámenie.
5. V priebehu vyšetrovania je Príslušná osoba ďalej oprávnená požadovať od
  Zamestnanca alebo inej osoby zúčastnenej na vyšetrovaní ústne vysvetlenie, ktoré môže odmietnuť podať. Príslušná osoba vyhotoví záznam o priebehu a obsahu vysvetlenia alebo vyhotoví zvukový alebo obrazový záznam. Tým nie je dotknutá povinnosť zachovávať mlčanlivosť podľa zákona a tohto vnútorného predpisu.
6. Príslušná osoba je ďalej oprávnená požiadať zamestnancov o vypracovanie odborného stanoviska k vecným otázkam súvisiacim s oznámením v primeranej lehote. Tým nie je dotknutá povinnosť mlčanlivosti podľa zákona a týchto vnútorných predpisov.
Základné procesné pravidlá
1. Oznámenie sa môže podať písomne, ústne alebo oboma spôsobmi. Oznamovateľ by mal k oznámeniu pripojiť čo najúplnejší opis zistených skutočností a príslušné dokumenty (ak sú k dispozícii). Výslovné pomenovanie rizík vyplývajúcich zo zverejnených skutočností zvyčajne zvyšuje hodnotu informácií pre spoločnosť. Ak oznámenie neobsahuje všetky potrebné informácie alebo údaje, príslušná osoba môže vyzvať oznamovateľa, aby ho doplnil.
2. Ústne hlásenie sa môže vyhotoviť vo forme hlasového záznamu, ktorý Oznamovateľ nahrá do webového rozhrania pre hlásenia. Prepis ústneho oznámenia sa vyhotoví za predpokladu, že s tým Oznamovateľ súhlasí. Príslušná osoba umožní Oznamovateľovi, aby sa k prepisu vyjadril, a tieto pripomienky sa priložia k prepisu. Ak Oznamovateľ s prepisom nesúhlasí, Príslušná osoba ho nevyhotoví. V takom prípade sa vyhotoví záznam, ktorý verne odráža podstatu ústneho oznámenia. Príslušná osoba poskytne Oznamovateľovi možnosť vyjadriť sa k záznamu a tieto pripomienky sa priložia k záznamu. Podobný postup sa použije, ak nie je technicky možné vyhotoviť zvukový záznam ústneho oznámenia.
3. Na žiadosť Oznamovateľa sa Oznámenie môže vykonať aj na fyzickom stretnutí, ktoré sa Oznamovateľovi sprístupní do štrnástich (14) dní od žiadosti. Pravidlá uvedené v predchádzajúcom odseku sa uplatňujú, pokiaľ ide o dokumentáciu zo stretnutia.
4. Oznamovateľ, ktorý podáva Oznámenie písomne, tak môže urobiť:
  (a) doručením listu prostredníctvom poskytovateľa poštových služieb na adresu určenú na doručenie do vlastných rúk Príslušnej osoby s tým, že takáto zásielka by mala byť označená "Dôverné, len do vlastných rúk Príslušnej osoby" alebo iným podobným textom ("Neotvárať, whistleblowing" a pod.) - ostatní Zamestnanci nie sú oprávnení takto označenú obálku v žiadnom prípade otvoriť a sú povinní ju odovzdať priamo Kompetentnej osobe;
  b) prostredníctvom elektronickej komunikácie, v rámci rozhrania ZDE.
5. Postup pri vybavovaní oznámenia je nasledovný: (i) Príslušná osoba prijme oznámenie a zabezpečí jeho predbežné posúdenie. (ii) Ak oznámenie nie je prípustné, t. j. nespadá do pôsobnosti zákona, Príslušná osoba a zástupca našej spoločnosti sa dohodnú na postúpení oznámenia inej oprávnenej osobe. Príslušná osoba o tejto skutočnosti informuje Oznamovateľa (ak je komunikácia s Oznamovateľom možná). iii) Ak je Oznámenie prípustné, Príslušná osoba v spolupráci s našou Spoločnosťou zabezpečí preskúmanie opodstatnenosti Oznámenia. (v) Príslušná osoba zaregistruje Oznámenie a súvisiace údaje v súlade so Zákonom a zašle potrebné oznámenia (ak je komunikácia s Oznamovateľom možná) Oznamovateľovi v zákonom stanovenej lehote.
6. Príslušná osoba bezodkladne po prijatí Oznámenia začne proces objasňovania skutočností, ktoré sú predmetom Oznámenia. V rámci tohto procesu môže mať Príslušná osoba na Oznamovateľa dodatočné otázky (ak Oznamovateľ poskytol Príslušnej osobe možnosť kontaktovať Oznamovateľa). Oznamovateľ sa zaväzuje odpovedať na takéto otázky Príslušnej osoby a poskytnúť ďalšiu pomoc, ak o ňu požiada.
7. Príslušná osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o totožnosti Oznamovateľa, pokiaľ Oznamovateľ výslovne nesúhlasí so zverejnením svojej totožnosti. Povinnosť Príslušnej osoby nezverejniť totožnosť Oznamovateľa neplatí len v prípade, ak je Príslušná osoba povinná zverejniť totožnosť Oznamovateľa zo zákona.
8. Kompetentná osoba potvrdí prijatie Oznámenia Oznamovateľovi do siedmich (7) dní od jeho prijatia. Takéto potvrdenie môže mať aj formu automatickej správy. Povinnosť Príslušnej osoby podľa tohto odseku nevzniká, ak: (i) Príslušnej osobe nie je známa totožnosť Oznamovateľa; a/alebo (ii) ak je zrejmé, že by takýto postup odhalil totožnosť Oznamovateľa; a/alebo (iii) ak o to Oznamovateľ požiadal.
9. Príslušná osoba bezodkladne prešetrí skutočnosti uvedené v Oznámení a začne potrebné následné vyšetrovanie. V rámci vyšetrovania overí najmä pravdivosť a platnosť tvrdení v Oznámení a v prípade potreby navrhne našej Spoločnosti, aby prijala opatrenia proti oznámenému nedostatku alebo inak ukončila proces. Zodpovedná osoba môže tiež zadať interné vyšetrovanie, ktoré bude naďalej monitorovať alebo koordinovať. Vyšetrovanie sa vykonáva s maximálnou dôvernosťou medzi čo najmenším okruhom osôb (a najmä s takými osobami, ktoré pracujú v oblasti, ktorej sa týka Oznámenie, a/alebo od ktorých možno očakávať, že pomôžu objasniť príslušné skutočnosti). Opatrenia v zmysle tohto odseku môžu zahŕňať napríklad vydanie pokynov osobe, ktorá koná nezákonne; zabránenie prístupu takejto osoby do našich zariadení alebo priestorov; zmenu zaradenia alebo povinností takejto osoby alebo (dočasné) prerušenie spolupráce s takouto osobou, ak je to možné. Príslušná osoba nesmie navrhnúť také opatrenia, ktoré by mohli odhaliť totožnosť oznamovateľa alebo spoločne chránenej osoby alebo zmariť či ohroziť účel trestného konania alebo konania o priestupku alebo konania, ktoré je trestným činom.
10. Ak Príslušná osoba dospeje k záveru, že došlo k Nezákonnému konaniu, oznámi to členom štatutárneho orgánu našej Spoločnosti, okrem tých členov, ktorých sa Nezákonné konanie priamo dotýka, alebo ak sa Nezákonné konanie dotýka všetkých členov štatutárneho orgánu Spoločnosti, Príslušná osoba to oznámi členom kontrolného orgánu. V takomto oznámení Kompetentná osoba uvedie aj navrhované opatrenia na nápravu, ak takéto konanie nemôže viesť k odhaleniu totožnosti Oznamovateľa alebo Spoločne chránenej osoby alebo k zmareniu alebo ohrozeniu účelu trestného konania alebo konania o priestupku alebo konania, ktoré je priestupkom, pričom v takomto prípade Kompetentná osoba navrhne opatrenia na nápravu, len čo tieto okolnosti nebudú brániť ich prijatiu.
11. Na účely prešetrenia Oznámenia:
  a) Zamestnanci sú povinní poskytnúť Príslušnej osobe súčinnosť a reagovať na jej požiadavky v primeranej lehote určenej Príslušnou osobou;
  b) Príslušná osoba je oprávnená požadovať dokumenty potrebné na posúdenie;
  c) Príslušná osoba je oprávnená požadovať vysvetlenia a vstupovať do našich kancelárií a iných priestorov.
  Tento odsek sa uplatní aj v prípade, ak by v priebehu jeho plnenia malo dôjsť alebo došlo k porušeniu povinnosti mlčanlivosti ustanovenej zmluvou, zákonom č. 280/2009 Z. z, Daňový poriadok v znení neskorších predpisov alebo iných právnych predpisov upravujúcich výkon práce.
12. Oprávnená osoba môže oznámenie vybaviť niektorým z nasledujúcich spôsobov:
  a) ak zistí, že je to odôvodnené, navrhnúť našej spoločnosti opatrenia na predchádzanie alebo nápravu zisteného porušenia;
  b) ak zistí, že je to neprimerané, bez zbytočného odkladu písomne oznámiť Oznamovateľovi, že na základe skutočností uvedených v Oznámení a všetkých jej známych okolností nemá podozrenie, že došlo k porušeniu, alebo že Oznámenie je založené na nepravdivých informáciách, a poučiť Oznamovateľa o jeho práve podať Oznámenie orgánu verejnej moci; alebo
  c) ak zistí, že Oznámenie nie je oznámením podľa Zákona (napr. (c) ak sa oznámenie netýka porušenia v zmysle článku IV ods. 1 tohto vnútorného predpisu), bez zbytočného odkladu o tom informuje Oznamovateľa.
13. Ak Oznamovateľ zahltí oznamovací systém vulgarizmami alebo na prvý pohľad nepodloženými oznámeniami, možno sa takýmito oznámeniami zaoberať na základe toho, že nepredstavujú oznámenie v zmysle tohto vnútorného predpisu alebo zákona. Ak by reakcia na takéto oznámenia ohrozila riadne fungovanie systému oznamovania a/alebo ak takéto oznámenia predstavujú zjavné zneužitie zákona, zodpovedná osoba ich môže úplne ignorovať. V takomto prípade sa uplatňuje len dokumentačná povinnosť stanovená v článku X nižšie tohto vnútorného predpisu.
14. Oznamovateľ má právo byť informovaný o výsledku prešetrenia svojho oznámenia a o všetkých opatreniach prijatých na základe oznámenia. To neplatí, ak bolo Oznámenie podané anonymne. Informácie v zmysle tohto odseku sa oznamovateľovi poskytnú najneskôr do tridsiatich (30) dní od prijatia Oznámenia. Táto lehota sa môže predĺžiť až o ďalších tridsať (30) dní v prípadoch, ktoré sú skutkovo alebo právne zložité, najviac však dvakrát. Príslušná osoba oznámi Oznamovateľovi predĺženie lehoty a dôvody predĺženia pred uplynutím lehoty, pokiaľ:
  a) Oznamovateľ výslovne nepožiada Príslušnú osobu, aby ho neinformovala;
  b) Oznamovateľ neposkytol Príslušnej osobe svoje kontaktné údaje alebo
  c) je zrejmé, že takéto oznámenie by odhalilo totožnosť Oznamovateľa.
  Právo Oznamovateľa na informácie sa uplatňuje aj v prípade, ak konečný výsledok vyšetrovania nie je k dispozícii po uplynutí vyššie uvedenej lehoty. V takom prípade informácie obsahujú údaj o aktuálnom stave vyšetrovania.
15. Ak Oznámenie dostane iná osoba ako Príslušná osoba, táto iná osoba musí Oznámenie bezodkladne postúpiť Príslušnej osobe na spracovanie spôsobom, ktorý zabezpečí zachovanie dôvernosti obsahu Oznámenia a totožnosti Oznamovateľa. Zároveň sa všetky informácie týkajúce sa takéhoto Oznámenia musia vymazať z registra dokumentov vedeného inou osobou, ak je to možné.
Ochrana obvinených osôb
1. Osoby, ktoré sú v Oznámení obvinené z protiprávneho konania, budú bezodkladne informované o obvineniach a požiadané, aby sa k nim vyjadrili, okrem prípadov, keď by to výrazne narušilo alebo ohrozilo objasnenie Oznámenia, pričom v takom prípade budú obvinené osoby bezodkladne informované, keď nebezpečenstvo pominie. Oznámenie obvineným osobám nesmie obsahovať žiadne informácie, ktoré by umožnili odhaliť totožnosť oznamovateľa.
2. Ak Príslušná osoba zistí, že Oznamovateľ podal nepravdivé Oznámenie o protiprávnom konaní obvinených osôb bez toho, aby mal dôvodné podozrenie, že Oznámenie je založené na pravdivých informáciách, Príslušná osoba o tejto skutočnosti informuje obvinené osoby.
ANONYMNÉ OZNÁMENIE
1. Je žiaduce, aby Oznamovatelia v čase Oznámenia poskytli informácie, ktoré umožnia ich ďalšie kontaktovanie s cieľom objasniť príslušné skutočnosti. Poskytnutie takýchto informácií tiež zvyšuje dôveryhodnosť podaného Oznámenia. Ak však oznamovatelia nechcú poskytnúť takéto informácie, najmä z dôvodu obáv z odvetných opatrení, môžu podať oznámenie aj anonymne.
Ochrana Oznamovateľa a TRETÍCH STRÁN ZMENENÝCH V OZNÁMENÍ
1. Dôvernosť totožnosti Oznamovateľa a všetkých tretích strán uvedených v Oznámení musí byť zachovaná počas procesu Oznamovania a následných opatrení.
2. Naša spoločnosť zabezpečí, aby neoprávnené osoby, čo znamená všetky právnické a fyzické osoby, ktoré nie sú zodpovedné za prijatie Oznámenia a prijatie následných opatrení a ktoré nie sú zapojené do procesu vyšetrovania, nemali prístup k informáciám uvedeným v Oznámení. To sa týka najmä všetkých informácií, z ktorých možno priamo alebo nepriamo odvodiť totožnosť Oznamovateľa.
3. Dôvernosť totožnosti Oznamovateľa je chránená najmä:
  a) všetky komunikačné kanály sú prevádzkované bezpečným spôsobom a Príslušná osoba k nim má prístup len po zadaní hesla (nad rámec zadania prihlasovacích údajov do počítača);
  b) telefónna linka k Príslušnej osobe je priama, nepodlieha prepnutiu inou osobou;
  c) zamestnanci sú týmito zásadami výslovne poučení, že nesmú otvárať žiadne zásielky označené "Dôverné, len do rúk Príslušnej osoby" alebo iným podobným znením a ich povinnosťou je postúpiť takúto zásielku priamo Príslušnej osobe;
  d) k evidencii údajov o prijatých Oznámeniach, k dokumentom týkajúcim sa Oznámení a k uloženým Oznámeniam má prístup len Kompetentná osoba a tieto údaje sú uložené bezpečným spôsobom, oddelene od ostatných údajov našej Spoločnosti;
  e) Kompetentná osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedela pri výkone svojej činnosti, a to aj po skončení tejto činnosti, pričom o tom musí byť poučená a musí o tom podpísať záznam. V tomto poradí. Pri výbere Odborne spôsobilej osoby naša spoločnosť zabezpečí, aby Odborne spôsobilá osoba spĺňala nielen zákonné podmienky na výkon tejto činnosti, ale aby mala aj dostatočné odborné znalosti, morálnu vyspelosť a zaručovala nestranné plnenie svojich úloh;
  g) informácie o totožnosti Oznamovateľa a spoločne chránených osôb možno poskytnúť len s ich písomným súhlasom, pokiaľ Kompetentná osoba nie je povinná poskytnúť takéto informácie príslušným orgánom verejnej moci podľa iných právnych predpisov (v takom prípade o tom vopred informuje Oznamovateľa spolu s uvedením dôvodov, pre ktoré je povinná poskytnúť informácie o totožnosti, a umožní Oznamovateľovi vyjadriť sa k poskytnutiu informácií).
4. Pracovník, ktorý podá Oznámenie v súlade s právnymi predpismi, nepodlieha represii ani hrozbe represie. Práva na ochranu pred Reprisalom sa nemožno vzdať. Toto právo na ochranu sa vzťahuje aj na spoločne chránené osoby.
5. Zamestnanec, ktorý podnikne kroky vedúce k neoprávnenej Represii voči Oznamovateľovi, porušuje tento interný predpis a musí strpieť opatrenia, ktoré naša Spoločnosť voči nemu v dôsledku predmetného porušenia prijme.
6. Dôvernosť musí zachovávať každá osoba, ktorá získa prístup k chráneným informáciám alebo osobným údajom.
DISKRÉTNA SPRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY
1. Pôvod, vedomosti, zručnosti, schopnosti a vlastnosti príslušnej osoby nesmú vzbudzovať pochybnosti o tom, že svoju činnosť vykonáva riadne a nestranne.
2. Kompetentná osoba nesmie byť poučovaná ani inak ovplyvňovaná spôsobom, ktorý by mohol narušiť alebo ohroziť riadny výkon jej povinností. Predchádzajúcou vetou nie je dotknutá možnosť kontroly riadneho výkonu činnosti Príslušnej osoby zo strany nadriadeného vedúceho zamestnanca, pri dodržaní požiadavky nestrannosti a dôvernosti informácií súvisiacich s Oznámením podľa tohto vnútorného predpisu a podľa Zákona.
3. Príslušná osoba bezodkladne postúpi Oznámenie na vybavenie inej príslušnej osobe, ak možno mať dôvodné pochybnosti o jej nezaujatosti pre jej vzťah k oznamovateľovi, obvinenej osobe alebo k informáciám uvedeným v Oznámení. Ak Oznámenie nie je možné postúpiť na spracovanie inej príslušnej osobe, príslušná osoba informuje Oznamovateľa a poučí ho o práve predložiť Oznámenie prostredníctvom externého oznamovacieho systému v pôsobnosti ministerstva spravodlivosti.
EVIDENCIA A UCHOVÁVANIE OZNÁMENÍ
1. Príslušná osoba vedie elektronickú evidenciu údajov o prijatých Oznámeniach v tomto rozsahu:
  a) dátum prijatia Oznámenia;
  b) meno, prípadne názov, meno, priezvisko, dátum narodenia a kontaktnú adresu Oznamovateľa, prípadne iné údaje, z ktorých možno odvodiť totožnosť Oznamovateľa, ak sú tieto údaje Príslušnej osobe známe;
  c) zhrnutie obsahu Oznámenia a identifikáciu osoby, voči ktorej Oznámenie smerovalo, ak je to relevantné. totožnosť osoby, ktorej sa Oznámenie inak týka, ak je Príslušnej osobe známa jej totožnosť; a
  d) dátum ukončenia posúdenia opodstatnenosti Oznámenia a jeho výsledok (vrátane všetkých navrhnutých a prijatých preventívnych alebo nápravných opatrení).
2. Príslušná osoba uchováva Oznámenie a dokumenty týkajúce sa Oznámenia po dobu 5 rokov od dátumu prijatia Oznámenia.
3. Účelom zaznamenávania a uchovávania informácií o predložených Oznámeniach je umožniť kontrolu prostredníctvom vnútorných kontrolných systémov našej spoločnosti, ako aj prostredníctvom kontrolných systémov orgánov verejnej správy. Prístup k záznamom uvedeným v odseku 1 má len príslušná osoba.
ZABEZPEČENIE A OCHRANA ÚDAJOV
1. Naša spoločnosť zabezpečí, aby sa v rámci postupu podľa tohto vnútorného predpisu dodržiavali príslušné pravidlá ochrany údajov. Kontaktné a iné údaje Oznamovateľa sú určené výlučne na účely podania Oznámenia a jeho overenia a nepoužívajú sa na iné (napr. obchodné) účely.
2. Osobné údaje zhromaždené v rámci postupu podľa tohto vnútorného nariadenia sa vymažú po zániku právneho základu na ich spracúvanie.
3. Osobné údaje sa v súvislosti s Oznámením spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. c), e) alebo f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (ďalej len "GDPR"). Osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 9 ods. 1 GDPR sa môžu v súvislosti s Oznámením spracúvať na základe článku 9 ods. 2 písm. e), f) alebo g) GDPR.
4. Informačná povinnosť podľa článkov 13 a 14 GDPR sa plní pri zachovaní dôvernosti podľa tohto vnútorného predpisu. Výkon práva na prístup k osobným údajom podľa článku 15 GDPR možno dotknutej osobe poskytnúť len v súlade s článkom 23 GDPR za predpokladu, že sa zachová dôvernosť totožnosti oznamovateľa a ďalších osôb uvedených v oznámení.
5. Žiadosť o prístup k osobným údajom týkajúcu sa Oznámenia postúpi úradník pre ochranu údajov príslušnej osobe na spracovanie. Ak príslušná osoba určí, že v súvislosti s oznámením sa neuchovávajú žiadne údaje alebo že sa uplatňuje výnimka z povinnosti poskytnúť takéto informácie, žiadosť sa bez ďalšieho odloží.
6. Povinnosť oznámiť porušenie ochrany osobných údajov (bezpečnostný incident) dotknutej osobe pri zachovaní dôvernosti podľa tohto vnútorného predpisu sa vzťahuje aj na príslušnú osobu.
7. Na spracúvanie osobných údajov v súvislosti s oznámením sa nevzťahuje povinnosť vykonať posúdenie vplyvu na ochranu údajov. Ďalšie podrobnosti o ochrane údajov nájdete na TAM.
8. Všetky osoby oprávnené na prístup do oznamovacieho systému pracujú nezávisle, pokiaľ ide o ich úlohy v súvislosti s oznamovacím systémom, a preto nie sú viazané našimi pokynmi. Tieto osoby sú vyškolené o fungovaní systému a pravidlách jeho používania.
Zmluvné ustanovenia
1. Naša spoločnosť zabezpečí, aby bola príslušná osoba riadne poučená o právach a povinnostiach, ktoré jej vyplývajú zo Zákona a týchto vnútorných predpisov.
2. Naša spoločnosť zverejní na svojom webovom sídle informácie:
  a) o spôsoboch oznamovania prostredníctvom vnútorného systému oznamovania a Ministerstva spravodlivosti;
  b) o identifikácii Dotknutej osoby, jej telefónnom čísle a e-mailovej adrese a/alebo inej adrese na doručovanie a
  c) o tom, že nevylučuje prijímanie Oznámení od osôb, ktoré pre ňu nevykonávajú prácu alebo inú obdobnú činnosť podľa § 2 ods. 3 písm. a), b), h) alebo i) Zákona.
3. Tento podzákonný predpis nadobúda platnosť a účinnosť 15. decembra 2023 a vydáva sa na dobu neurčitú. Naša spoločnosť môže tento predpis zmeniť a doplniť vydaním nového úplného znenia, ktoré bude oznámené najmenej jeden (1) týždeň pred dátumom účinnosti príslušných zmien a doplnení.
4. Ak jednotlivé ustanovenia tohto vnútorného predpisu stratia platnosť alebo účinnosť, napr. v dôsledku nových právnych predpisov alebo judikatúry, ostatné ustanovenia zostávajú nedotknuté.

V Brandýse nad Labem - Starej Boleslavi dňa 12. decembra 2023

Ing. Petr Koutník, PhD.

agent

Vnútorný predpis o oznamovaní nekalých praktík

Kontaktujte nás